Ett fleet management system baserat på telemetri är väsentligt för att kunna samla in en uppsättning information som, när den är korrekt bearbetad, tillåter oss att ha en global bild av fordonens och deras användares prestanda. Men detta behov av att öka flottans effektivitet stöter ofta på om arbetstagarens individuella rättigheter.
Så, hur förenar man installation, användning och bearbetning av data som samlats in av dessa verktyg med den nuvarande portugisiska lagen om rätten till integritet och behandling av personuppgifter, inklusive arbetstagares uppgifter under utövandet av sin verksamhet?
Uppgiften är inte lätt med tanke på andan i lagen om skydd av personuppgifter nr 67/98 av den 26 oktober, som införlivade ett europeiskt direktiv till det portugisiska rättssystemet.
Denna uppsättning artiklar och på varandra följande tillägg, som fastställer omfattningen av insamling och bearbetning av information som kan anses vara av personlig karaktär, syftar, inom yrkessfären, till att skydda arbetstagaren och hindra arbetsgivaren från att agera på ett sätt som är skadligt för den anställdes intressen, ta till påträngande och kränkande metoder för sin integritet, särskilt utanför aktiviteten eller arbetstiden.
När det gäller motorfordon måste de därför inkludera ett kommando som kan stänga av dem närhelst användaren anser det motiverat.
Så under vilka förhållanden är det verkligen möjligt att utrusta fordon med geolokaliseringsinstrument och/eller som tillåter insamling av information om dess körning?
Ett av undantagen är närhelst fordonets verksamhet gör att det är motiverat (transport av värdesaker, farligt gods, passagerare eller tillhandahållande av privat säkerhet, till exempel), i enlighet med vissa krav, inklusive förhandstillstånd från National Commission of Data Protection (CNPD) ). Utöver arbetarens kunskaper. Men inte bara.
Företaget är också skyldigt att en uppsättning av förfaranden och tidsfrister för bevarande av insamlad information , som kan tjäna för statistiska ändamål, och som aldrig bör behandlas individuellt och offentligt, vare sig med direkt identifiering av användaren eller till och med registrering av fordonet.
Det måste också finnas en ansvarig för att genomföra och hantera processen.
Den ansvarar för att göra en förhandsanalys av huruvida databehandlingen överensstämmer med lagen, särskilt när det som står på spel är att lokalisera fordonet vid stöld, kontrollera olycksfrekvensen eller fastställa böter när det gäller fordon som delas av flera ledare.
Ny europeisk förordning ökar böterna
Skyddet av personuppgifter kommer att ändras. Från och med den 25 maj 2018 har den nya allmänna förordningen om dataskydd – förordning (EU) 2016/679, av den 27 april 2016 – som huvudmål att uppdatera lagstiftning som godkändes för mer än 20 år sedan, dvs. före den utbredda användningen av internet och den digitala revolutionen, och att harmonisera den mellan unionens olika medlemsländer.
Medborgarna har nu nya rättigheter och skyldigheterna för företagen kommer att öka.
Särskilt kraven på att ge användare tillgång till de insamlade personuppgifterna, samt skyldigheterna att anta mer krävande policyer och procedurer för datasäkerhet, inklusive skapandet av en person som ansvarar för att skydda informationen, dess behandling och användning, samt som underrättelse om säkerhetsöverträdelser eller fall av intrång i personuppgifter till de behöriga myndigheterna och till de registrerade själva.
Det är också avsevärt förvärrat fina regim , vilket kan nå upp till 20 miljoner euro eller upp till 4 % av företagets årliga omsättning i hela världen, beroende på vilket som är högst.
Konsultera Fleet Magazine för fler artiklar om fordonsmarknaden.