Un système de gestion de flotte basé sur la télémétrie est essentiel pour pouvoir collecter un ensemble d'informations qui, correctement traitées, nous permettent d'avoir une vision globale des performances des véhicules et de leurs utilisateurs. Mais ce besoin d'augmenter l'efficacité de la flotte se heurte souvent sur les droits individuels du travailleur.
Alors, comment concilier l'installation, l'utilisation et le traitement des données collectées par ces outils avec l'actuelle loi portugaise sur le droit à la vie privée et au traitement des données personnelles, y compris celles des travailleurs dans l'exercice de leur activité ?
La tâche n'est pas aisée compte tenu de l'esprit de la loi sur la protection des données personnelles n° 67/98, du 26 octobre, qui a transposé une directive européenne dans l'ordre juridique portugais.
Cet ensemble d'articles et d'ajouts successifs, qui fixent l'étendue de la collecte et du traitement des informations pouvant être considérées comme étant à caractère personnel, vise, dans la sphère professionnelle, à protéger le travailleur et à empêcher l'employeur d'agir d'une manière qui préjudiciable aux intérêts du salarié, recourant à des méthodes intrusives et abusives de sa vie privée, notamment en dehors de l'activité ou des heures de travail.
Ainsi, s'agissant des véhicules automobiles, ils doivent comporter une commande permettant de les éteindre chaque fois que l'utilisateur le juge justifié.
Alors à quelles conditions est-il réellement possible d'équiper les véhicules d'instruments de géolocalisation et/ou permettant de collecter des informations relatives à sa conduite ?
L'une des exceptions est lorsque l'activité du véhicule justifie son introduction (transport d'objets de valeur, de marchandises dangereuses, de passagers ou prestation de sécurité privée par exemple), dans le respect de certaines exigences, dont l'autorisation préalable de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNPD ). En plus des connaissances du travailleur. Mais pas seulement.
L'entreprise est également tenue à un ensemble de procédures et délais de conservation des informations collectées , qui peuvent servir à des fins statistiques, et ne devraient jamais être traitées individuellement et publiquement, que ce soit avec l'identification directe de l'utilisateur ou même l'immatriculation du véhicule.
Il doit également y avoir un responsable de la conduite et de la gestion du processus.
Il lui appartient de procéder à une analyse préalable de la conformité des traitements de données à la loi, notamment lorsqu'il s'agit de localiser le véhicule en cas de vol, de contrôler le taux d'accidents ou d'établir la responsabilité des amendes dans le cas de véhicules partagés par plusieurs conducteurs.
Un nouveau règlement européen augmente les amendes
Les obligations de protection des données personnelles vont changer. Depuis le 25 mai 2018, le nouveau Règlement général sur la protection des données – Règlement (UE) 2016/679, du 27 avril 2016 – a pour principaux objectifs de mettre à jour la législation approuvée il y a plus de 20 ans, c'est-à-dire avant la généralisation de l'utilisation de l'internet et de la révolution numérique, et de l'harmoniser entre les différents Etats membres de l'Union.
Les citoyens ont désormais de nouveaux droits et les obligations des entreprises vont augmenter.
En particulier les exigences de fournir aux utilisateurs l'accès aux données personnelles collectées, ainsi que les obligations d'adopter des politiques et des procédures plus exigeantes en matière de sécurité des données, y compris la création d'un responsable de la protection des informations, de leur traitement et de leur utilisation, ainsi que que la notification des atteintes à la sécurité ou des cas de violation des données personnelles aux autorités compétentes et aux personnes concernées elles-mêmes.
Il est également considérablement aggravé la régime d'amende , qui pourrait atteindre jusqu'à 20 millions d'euros ou jusqu'à 4% du chiffre d'affaires annuel de l'entreprise dans le monde, selon le plus élevé des deux.
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